Si aún tu administrador usa hojas de cálculo es hora de pensar en modernizar la gestión de tu comunidad, bajar costos y mejorar la transparencia.
Imagina que es viernes por la tarde, buen momento para salir temprano y reunirte con amigos o familiares a comer o tomar algo.
Pero no puedes, porque sigues intentando ejecutar la nómina en un sistema antiguo lleno de errores, lento, poco amigable y cuyo archivo solo puedes operar tú.
El uso de las hojas de cálculo tuvo su esplendor cuando las computadoras llegaron para aligerar la carga manual de llevar libros u hojas de papel que se llenaban a lápiz.
Era 1995.
Pero el tiempo y la complejidad de las tareas comenzó a pasarles factura.
Mira estos ejemplos de errores basados en hojas de cálculo, tipo excel.
“En 2013 TransAlta, una empresa canadiense de generación de energía, adquirió más contratos de energía en EE. UU. de lo planeado. Esto resultó ser un error que costó 24 millones de dólares. Se evidenció que la situación fue resultado de un simple error de cortar y pegar en una hoja de cálculo de Excel”.
“Universidad de Toledo: un error en una fórmula de una hoja de Excel llevó a los directivos a creer que tenían $2.4 millones adicionales en su presupuesto y a exagerar dramáticamente su propuesta de presupuesto. Lo peor, es que solo encontraron este error un día antes de que la Junta Directiva aprobara su presupuesto para el próximo año”
Estos son los errores frecuentes que han creado algún tipo de caos:
- Olvidar el signo igual.
- Olvidar algún paréntesis.
- No indicar bien un rango.
- No incluir todos los argumentos.
- No usar el argumento correcto.
- Números con formato.
- Enlazar mal otras hojas.
Dicen que la costumbre es buena compañera, pero es mejor tener a la razón como guía.
Te presentamos 6 razones poderosas de por qué las hojas de cálculo ya no son tus mejores aliadas.
1. Te resta movilidad.
Para un proyecto de equipo, debes enviar la hoja a cada individuo o ponerla en una unidad compartida. Si uno de ellos edita el archivo, deberás volver a enviar la información actualizada desde tu PC. Para un administrador que necesita moverse, estar en diferentes lugares durante su jornada, la hoja de cálculo es un grillete muy pesado que no te deja desplazarte a tu antojo.
2. Genera trabajo no productivo.
Cuando comparas las horas que dedicas a llenar una hoja de cálculo versus todas las tareas automatizadas que un sistema robusto de administración de inmuebles puede hacer, es cuando entiendes su valor. Como administrador sabes bien que tu tiempo es escaso, y que las tareas frente al computador no se traducen en una mejor gestión.
La diferencia es comparable a viajar a Europa en barco y no en avión.
3. Baja Calidad de gestión
Automatizar tareas es lo más sencillo cuando hablamos de mejorar la productividad. Orden, rapidez y pulcritud en el manejo de información son factores que todo cliente aprecia. Una hoja de cálculo como Excel carece de estas ventajas lo que genera recarga laboral, interrupción de los flujos de trabajo y pone todo el peso de la responsabilidad de un proyecto en el administrador.
4. No tienen buen aspecto
A estas alturas del desarrollo en sistemas, seguir llevando un proyecto en hojas de cálculo puede afectar la reputación de una empresa administradora. Tanto las notas de cobro como los informes de gastos comunes y financieros lucen poco profesionales y modernas cuando se plasman en un archivo excel.
5. El problemas de transferir datos
Los correos electrónicos no soportan el envío de archivos con más de 25 megabytes. Si lograste transferirla por WeTransfer, y tiene unos 100 megabytes no se cargará con facilidad en tu smartphone o tablet. Un administrador a menudo deberá reducir el tamaño de la hoja de cálculo o dividirla en mini-hojas de cálculo.
6. Las hojas de cálculo causan errores que no se pueden detectar
Hasta el 88 % de todas las hojas de cálculo contienen errores, mientras que el 50 % de las hojas de cálculo utilizadas por las grandes empresas tienen defectos materiales. Si los miembros de su equipo modifican la hoja de cálculo para satisfacer sus propias necesidades de datos, potencialmente podrían crear fórmulas inexactas ocultas en posteriores repeticiones.
Una mejor gestión para administrar comunidades con eficiencia es posible.