Administrar un edificio necesita orden, rigurosidad y trasparencia. Entre algunas de sus funciones está: notificar multas, informar de reclamos, realizar certificados o comunicarle a la comunidad sobre distintas situaciones comunes dentro del diario vivir. Pero, hay aspectos que están establecidos por ley que deben conocer. Edifito.com detalla cuáles son los más relevantes.
Juan Carlos Ortúzar, socio y administrador de ORVAL Ltda., comenta que “el funcionamiento, las cartas cumplen su objetivo: informar o notificar un hecho específico. Por ejemplo, las cartas de morosidad están hechas como un aviso, porque igual hay que enviárselas por correo certificado”.
Dentro del trabajo de las cartas, Juan Carlos Ortúzar indica que “en el caso de la ejecución de las cartas en términos generales, lo que se tenga que informar, se realiza a través de un correo electrónico masivo a las personas de la comunidad, entonces se los hago llegar”. Luego agrega que “en mi caso, las cartas que más me toca usar, son relacionadas con las morosidades e informativos en general. Dentro de las informativas las más recurrentes son los recordatorios por asambleas y, en esta época, las informaciones con respecto al uso de piscinas”.
Cuando le consultamos al socio y administrador de ORVAL Ltda., sobre sus cartas más recurrentes durante el año, él afirma que “las más comunes, por lejos, son las cartas de morosidad. Son las que más me toca enviar durante el año. Por ejemplo, para informar el plazo de corte de suministro eléctrico por morosidad, porque en el fondo, a la morosidad se le da un plazo y se le informa que en tal plazo se le cortará de energía eléctrica”.
Las cartas que más utilizan los administradores son:
• Carta aviso de Reclamo
• Carta de aviso de corte de suministro eléctrico
• Citación de asamblea ordinaria
• Infracción reglamento interno
• Carta aviso de deuda
• Certificado de antigüedad laboral
• Certificado deuda tipo
• Comprobante de vacaciones
• Certificado de gastos comunes al día
“Las cartas que más cumplen su función y respecto de las que hay mayor retroalimentación son las de avisos de cualquier índole, por ejemplo, se les comunica que se realizará la certificación a gas o se les informa que la piscina estará disponible a partir de tal fecha. Las cartas de aviso en término generales funcionan bastante bien”, señala Ortúzar. A su vez, explica que “las cartas se apoyan imprimiendo una copia de la carta en papel, para colocarla en áreas como el ascensor o en los murales de la comunidad”.
Dentro de las cartas que se entregan, también el administrador tiene que generar certificados, tanto para los residentes como para el personal de trabajo, por ejemplo, el certificado de estar con los gastos comunes al día o certificados de vacaciones. A su vez, por medio escrito, igualmente notifica las faltas al reglamento en caso de ruidos molestos, mascotas o mal uso de las áreas comunes.
En el Blog de Edifito siempre resaltamos la importancia de estar informados, tanto copropietarios, como el comité y el administrador. El uso de cartas informativas, certificados y notificación son importantes para una buena comunicación interna dentro de una comunidad y, además, demuestra el trabajo de la administración frente a los requerimientos de los integrantes de un condominio o edificio.