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Pros y Contras de la administración externa en condominios

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La administración por parte de una empresa dedicada a este rubro o bien por parte de un profesional independiente tiene muchos beneficios, principalmente en cuanto a la comodidad y tranquilidad que esta representa para los usuarios, por otro lado también podemos llegarnos a encontrar con algunos inconvenientes si no seleccionamos un correcto proveedor de este servicio ; algunos de los PROS que tiene la administración externa son:

  1. Objetividad: Dentro de todo condominio nos encontraremos que los principales problemas son debido a diferencias de intereses u opinión entre los copropietarios, llegando incluso a dividir a toda la comunidad en 2 o más posturas ante un problema. El tener una administración externa permite que el administrador ayude a la solución de problemas de forma objetiva y sin el temor de simpatizar o no con la comunidad si no buscando el bien común.
  2. Convivencia: Imagina que eres parte de la administración de tu condominio, específicamente el encargado de cobranza, posiblemente te des cuenta que al caminar por el condominio algunos de los vecinos te eviten o inclusive te ignoren (estos obviamente serán los morosos), o imagina que eres el administrador y en la última asamblea tuviste solucionar un conflicto entre algunos residentes posiblemente esto haga que si alguno de ellos no se sintió beneficiado con tus decisiones este no sea el vecino más amable contigo, o por ultimo te encuentras con el vecino que lamentablemente no ha tenido solución a uno de sus problemas por lo que puede que tu mismo no le puedas ver directamente con la misma confianza de siempre. Situaciones como estas desgraciadamente crean una atmósfera en la cual las personas involucradas en la administración se vean etiquetados o aislados socialmente del resto de la comunidad. Esto es fácilmente solucionado al contar con una administración externa, inclusive conocemos a más de un administrador profesional que ha decidido no administrar el condominio en el que vive para no afectar a su convivencia con sus vecinos.
  3. Personal Capacitado: Contar con un equipo con la preparación necesaria para realizar las labores administrativas puede llegar a representar un gran alivio para los habitantes de una comunidad pues tienen la seguridad de que la administración tiene todo lo necesario para llevar a cabo con seriedad la administración de sus recursos. En muchas ocasiones la experiencia de un administrador puede llegar a evitar grandes conflictos para un condominio ya sean legales, económicos o simplemente de convivencia social. Actualmente podemos encontrar que hay administradoras que cuentan con certificaciones de calidad, capacitaciones o experiencia práctica que respaldan su trabajo, algunas perteneciendo a organizaciones como AMPI (Asociación Mexicana de Profesionales Inmobiliarios) o similares dependiendo del país al que pertenezcan.
  4. Transparencia y formalidad: Como en todo servicio de administración es necesario que el prestador ofrezca los reportes mensuales de la administración de sus recursos, la situación actual del condominio, los problemas que se han presentado y como se han solucionado, acciones por tomar entre otros datos. Esto ayuda a que los residentes conozcan claramente el uso de sus recursos y cómo se están cubriendo sus solicitudes y necesidades. Además contar con una administración profesional se tiene la seguridad de que las acciones que se toman por parte de la administración son siempre en el margen de la legalidad.
  5. Relación comercial: En el momento en que la administración se lleva por parte de una empresa administradora podemos encontrar beneficios como proveedores que otorgan precios más bajos a las empresas de este tipo o bien encontrarnos con que el administrador ya cuenta con el contacto de otros profesionales que pueden ser de mucha ayuda para el condominio, como personal de seguridad y limpieza, abogados, contadores u otros.

Existen algunos contras de tener un administrador externo o mejor dicho algunos posibles inconveniente que se pueden tener si no se tiene la administración externa correcta:

  1. Falta de comunicación: Esta es una barrera que muchas empresas administradoras y profesionales inmobiliarias resuelven de forma adecuada, sin embargo  para otros resulta sumamente conflictivo y llega a ser la base de todos sus problemas administrativos debido a factores como que la oficina administrativa no se encuentra en el condominio, el horario en el que puedes encontrar al personal no coincide con los horarios de los residentes, no existe un método claro para contactar a la administración, entre muchos otros factores llegan a entorpecer la labor administrativa y crean conflictos como la molestia de la comunidad al no sentirse atendida (cosa que puede dar como resultado apatía por parte de los residentes con respecto a la administración y por tanto una posible causa de morosidad), desperdicio de esfuerzos o recursos del condominio y la administración por falta de comunicación entre muchos otros. Por ello es importante que al momento de llevar una administración externa, el que ésta provea a la comunidad de los medios necesarios para una buena comunicación es primordial.
  2. Alto costo: Al momento de contratar un administrador se debe asumir un costo por este servicio el cual normalmente es considerado como un costo alto, este punto es altamente discutible ya que lo que para algunos puede representar un alto costo para otros puede ser solo una mínima inversión, esto depende de varias cosas pero una de las principales es identificar si el costo beneficio que se obtiene de la administración externa es el correcto, mientras que una administración interna puede no representar un gasto monetario para el condominio, para el residente o residentes que llevan a cabo la labor representa una inversión de tiempo, esfuerzo e incluso tranquilidad que se debe cuantificar para saber si realmente el servicio que se ofrece al condominio tiene el valor que se paga por el.
  3. Incertidumbre: Optar por una administración externa significa de una forma u otra poner en manos de una persona ajena a la comunidad el patrimonio y la seguridad financiera del condominio, tristemente en el tiempo que tenemos en el mercado inmobiliario algunos condominios han llegado a nosotros buscando una herramienta para monitorear la labor de su nuevo administrador ya que el anterior defraudo a la comunidad con las cuotas de mantenimiento de meses e incluso años. Es por estas historias de terror que más de una comunidad prefiere llevar la administración de forma independiente (aunque cabe destacar que también en administraciones independientes se han dado muchos de estos casos), pero esta incertidumbre es algo que se puede reducir de varias formas, primero que nada es identificar plenamente a la empresa o persona que será encargada de la administración, que se trate de una persona cuya empresa se encuentra legalmente constituida, se dedica realmente a este giro,  existe una seguridad de la continuidad de los servicios , se encuentra registrada en alguna asociación inmobiliaria que le respalde, garantías que ofrece de sus servicios y que medios pone a disposición del condominio para que su trabajo sea supervisado. Esto brinda mayor seguridad al condominio para poder confiar esta importante tarea.
  4. Estilo administrativo: Algo que hay que destacar es que cada administrador o empresa administradora tienen un estilo que puede ser definido por su preparación, recursos o experiencias, este puede no ser siempre del agrado del condominio por lo que es importante que se conozca la forma de trabajo que tiene la administración ya que esto puede hacer que la comunidad administrada se sienta o no cómoda con los servicios que son brindados. Recordemos que no todos los profesionales usan el mismo método para la administración por lo que el hecho de que no les agrade el estilo de uno de ellos no quiere decir que no puedan encontrar un administrador que cumpla con sus expectativas.
  5. Decisiones: Esto es algo muy notorio para un condominio que pasa de ser auto-administrado a tener una administración externa, la toma de decisiones se ve reducida drásticamente al momento de iniciar con nueva administración lo cual puede dar una sensación de pérdida de control por parte del condominio sobre el rumbo que toma el mismo, inclusive en algunas ocasiones se puede sentir que los consejos o sugerencias por parte de la administración no son los más adecuados, en todo caso hay que recordar dos cosas la primera es que al final del día al administrador se le ha pagado para poder disminuir una carga de trabajo del condominio por lo que es normal que el se encargue de decisiones pequeñas claro que estas deben ir encaminadas a los objetivos que se hayan planteado por parte del condominio, aquí el segundo punto es ese, el hecho de que se ha contratado una administración externa no quiere decir que vamos a olvidarnos por ello de toda la administración, necesitamos plantear los objetivos junto con la administración, involucrarnos y supervisar continuamente mediante el comité de vigilancia.