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Qué debe decir la carta de cobro de gastos comunes: Edifito te ayuda a crear una

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El pago de los gastos comunes es fundamental para el funcionamiento de un condominio. Manejar con detalle lo que se adeuda, tener claro a quién cobrar y lograr recuperar esos dineros, es una de las funciones más importantes y a la vez más desgastantes en muchas comunidades.

En esta lógica, les contamos algunos datos relevantes sobre los aspectos legales del pago de gastos comunes, los métodos y/o formatos que se han ocupado hasta ahora para la cobranza de estos (cartas, notificaciones y otros) y también algunas recomendaciones para administradores a la hora de enfrentar una morosidad muy alta.

Cabe destacar que por ley no se puede realizar un cobro judicial hasta que se acumulen tres o más cuotas impagas, y por lo mismo, es una buena práctica de la administración informar lo antes posible al copropietario para que esté al tanto de la situación y pueda regularizar el tema con su arrendatario, en caso que este arriende su departamento.

¿Qué dice la ley?

La Ley de Copropiedad plantea que los gastos comunes son aquellos gastos generados por el condominio o edificio con el objetivo de administrar, mantener, reparar, usar o consumir los bienes de dominio común, además de aquellos destinados a generar nuevas obras comunes.

Estos gastos, derivados de los bienes de uso común, deben ser pagados por todos los copropietarios de acuerdo al porcentaje que les corresponda según el reglamento de copropiedad.

Dado que estos gastos se generan previo al cobro del gasto común, se crea una relación acreedor-deudor entre la comunidad y sus copropietarios, lo que produce la necesidad de cobrar los gastos comunes en tiempo y forma para evitar que la comunidad carezca de liquidez y no pueda pagar sus compromisos.

Resumiendo, esta obligación de participar en los gastos comunes tiene las siguientes características:

  • El sujeto activo o acreedor de esta obligación, es la comunidad de copropietarios representada por su administrador.
  • El sujeto pasivo o deudor, es el propietario de la unidad.
  • La cuota de participación en los gastos comunes, se expresa en el Reglamento de Copropiedad del edificio.
  • La obligación de contribuir a los gastos comunes es irrenunciable y el pago debe efectuarse en forma total, integra y oportuna.

Cabe destacar que los copropietarios o arrendatarios no se encuentran facultados por la ley para eximirse del pago del gasto común por ninguna circunstancia. Tampoco pueden rebajar partidas del gasto común cobrado, aduciendo la no utilización de determinados bienes o servicios comunes del edificio; ni por la discrepancia y desacuerdo con la administración, ni con las medidas adoptadas por la administración en materia de seguridad u otras.

 

¿Qué es una colilla de cobro?

En la COLILLA DE COBRO del gasto común se debe solicitar el pago efectivo de la cuota que le corresponde a esa unidad dentro de los plazos establecidos por la Asamblea. Además, se deben indicar las formas de pago que acepta la administración y el detalle de los gastos de la comunidad, como pago de servicios, remuneraciones y mantenciones correspondientes al período que se está cobrando.

En esta colilla de cobro se solicita al copropietario pagar no solo lo que le corresponde por concepto de gasto común, sino también los cobros individuales como los servicios básicos y su correspondiente aporte al fondo de reserva.

“Es una muy buena práctica agregar en las observaciones de la colilla de cobro, información como la fecha límite para el pago del gasto común, el nombre del administrador y formas de contactarlo, los detalles de cuenta corriente si aceptaran depósitos o transferencias electrónicas o cualquier otra que sea relevante para la comunidad”, explica Guillermo Márquez, nuestro Gerente de Tecnología.

Carta de cobranza

Por su parte, la CARTA DE COBRANZA en Chile cumple otra función. A diferencia de la colilla de cobro, la carta de cobranza está enfocada a recordar el cobro una deuda que se encuentra pendiente o en mora, es decir, que ya excedió la fecha límite de pago dispuesta por la comunidad.

Por lo tanto, una carta de cobranza puede contener información específica sobre la deuda del copropietario o arrendatario, las formas y plazos de pago, detalles sobre el interés y multas derivadas del no pago del gasto común en tiempo, y finalmente, las acciones que puede tomar el administrador y sanciones a las que se arriesga el copropietario de persistir esta deuda.

En nuestra plataforma de Edifito podrás encontrar un módulo de envío de cartas donde puedes guardar plantillas y hacer envíos masivos, vía correo electrónico, con información variable como el nombre del propietario, su número de departamento y los saldos adeudados entre otras características, ayudándote a desarrollar de mejor forma la gestión administrativa. También podrás hacer la programación automatizada de estas para el envío automático antes, durante y después de la fecha de pago.

Modelo de carta de cobranza de gastos comunes

La redacción y el envío de cartas a la comunidad es una de las tantas funciones que debe cumplir el administrador de un edificio. Las cartas de cobranza son solo un tipo de cartas que se deben enviar, pero existen muchos formatos más.

[Ciudad], [Día] de [Mes] del [Año]
Estimado [Nombre completo del Copropietario]

Presente

Junto con saludarle informamos que, según nuestros registros, a esta fecha usted mantiene una deuda de Gastos Comunes de [Monto en Pesos] correspondiente a [Cantidad de meses] meses de mora y sus respectivos intereses, según disposiciones legales y lo indicado en reglamento de copropiedad.

Le solicitamos por favor cancelar, a la brevedad, el total de la deuda indicada en párrafo anterior, a través de los medios de pago establecidos por la comunidad:

– [Medio de Pago 1]
– [Medio de Pago 2]
– [Otros Medios de Pago]

Le recordamos que, de no regularizarse el pago de esta deuda, usted se expone a las siguientes consecuencias, debidamente indicadas en la ley 19.537 de Copropiedad Inmobiliaria.

– Cobro de Intereses según disposiciones legales
– Suspensión del servicio eléctrico en caso de morosidad de 3 o más cuotas
– Cobranza Judicial de los gastos comunes en mora
– Suspensión del derecho a voto en asambleas de Copropietarios

De existir alguna diferencia o duda respecto al monto a pagar, favor comunicarse con la administración del [edificio o condominio] [Nombre de la comunidad] al [Medio de contacto].

Finalmente, en caso de que a la fecha de recepción de este documento usted ya hubiese cancelado, le ofrecemos nuestras disculpas y pedimos que omita la presente información.

 

Saluda atentamente,

[Nombre del Administrador]
Administrador [Nombre de la comunidad]