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Qué es y cómo se redacta el Libro de actas de un edificio o condominio

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El libro de actas es uno de los documentos más importantes de edificios y condominios. Esto, porque el Comité de Administración tiene la obligación de dejar constancia de los acuerdos que se alcancen en las asambleas y otros asuntos del día a día, en este documento.

Es así como queda claro que los acuerdos de la asamblea deben estipularse en este libro de actas foliado. De esta manera, este es el único instrumento donde se deja constancia de los acuerdos o decisiones tomadas, que también deberán ser acatados por la minoría disidente.

Cabe destacar que dicha acta debe ser firmada por todos los miembros de comité o por los copropietarios que la asamblea designe.

Se recomienda que el acta incluya lo siguiente:

  1. Lugar, fecha y hora de realización de la asamblea.
  2. Tipo de asamblea (ordinaria o extraordinaria) y citación (primera o segunda citación)
  3. Constancia de haber cumplido con las exigencias de la citación a asamblea.
  4. Lista de asistencia y el número de votos y su valor.
  5. Acuerdos tomados y su número de votos a favor y en contra.
  6. Declaraciones que cualquiera de los propietarios quisiere dejar.
  7. Firmas de las personas que autorizan el acta.

Redacción del libro de actas

Es importante saber qué es lo que debe ir en estas actas, y cómo se debe escribir su contenido. En efecto, la actual Ley sobre Copropiedad señala varios puntos obligatorios que deben ser incluidos en este libro, en particular dos asuntos en específicos que deben quedar registrados:

  1. Los acuerdos de la asamblea

“De los acuerdos de la asamblea se dejará constancia en un libro de actas foliado. Las actas deberán ser firmadas por todos los miembros del Comité de Administración, o por los copropietarios que la asamblea designe. La infracción a esta obligación será sancionada con multa de una a tres unidades tributarias mensuales la que se duplicará en caso de reincidencia”, menciona el artículo 20.

“A las sesiones de la asamblea en las que se adopten acuerdos que incidan en algunos materias deberá asistir un notario, quien deberá certificar el acta respectiva, en la que se dejará constancia de los quórum obtenidos en cada caso. Si la naturaleza del acuerdo adoptado lo requiere, el acta correspondiente deberá reducirse a escritura pública por cualquiera de los miembros del Comité de Administración”, añade.

  1. El ingreso a una unidad por emergencia

“Si se viere comprometida la seguridad o conservación de un condominio sea respecto de sus bienes comunes o de sus unidades, por efecto de filtraciones, inundaciones, emanaciones de gas u otros desperfectos, para cuya reparación fuere necesario ingresar a una unidad, no encontrándose el propietario, arrendatario, u ocupante que facilite o permita el acceso, el administrador del condominio podrá ingresar forzadamente a ella, debiendo hacerlo acompañado de un miembro del Comité de Administración, quien levantará acta detallada de la diligencia, incorporando la misma al libro de actas del Comité de Administración y dejando copia de ella en el interior de la unidad. Los gastos que se originen serán de cargo del o los responsables del desperfecto producido”, estipula el artículo 36.

Finalmente, se recomienda que:

– La Información sea precisa

‍- Toda situación sea bien detallada

– Haya espacio suficiente para cada acta

– Texto consensuado por Comité, Copropietarios y Administradores.