Aunque no estuvimos presentes en los inicios de la humanidad podemos deducir que vivir en comunidad ha tenido y tiene sus complejidades. Todos somos diferentes, nos gustan cosas diferentes y nuestras formas de vivir jamás serán iguales. Esto da como resultado que surjan diferencias e inconvenientes en la convivencia. De aquí se desprenden las quejas y creemos que no hay que adentrarse mucho en el tema para entender la profundidad a la que se puede llegar.
Hay muchos tipos de quejas. Algunas que no podrás controlar porque ya dependerá de la actitud y la personalidad del residente. Y hay otras que son muy comunes y sí pueden evitarse. Queremos compartirte algunas recomendaciones tanto para resolver como para prevenir quejas comunes en tu condominio:
1.Desarrolla un proceso de reporte de quejas:
A nadie le sabe bien empezar la mañana y recibir los buenos días malhumorado, seguido de alguna queja. Tanto para el residente como para el administrador de condominios, es una situación que nadie quiere vivir. Para evitar este tipo de situaciones lo ideal es crear un proceso claro y sencillo para el reporte de quejas.
Ya sea rellenar un formulario que esté en alguna zona asequible y se pueda entregar o dejar en un lugar seguro. O a través de un correo específico para quejas (ej. quejas@residencial.com). Cual sea el proceso que convenga más a tu administración o a los inquilinos del condominio, pero es bueno dejarlo bien establecido. Esto te ahorrará malos momentos, la prueba queda por escrito y el seguimiento es más profesional y cómodo para todos.
2. Organiza las quejas reportadas:
Pareciera incluso un dolor de cabeza tener que controlar a este nivel un tema como este. Pero la realidad es que llevar un control organizado de quejas terminará facilitando tu vida y la de los residentes. De esta forma puedes hacer buen seguimiento al problema, presentar una solución e incluso llevar constancia del resultado.
Crea una hoja de excel o un documento con el que te sientas cómodo, coloca una tabla con la siguiente información: Fecha / Nombre Inquilino / # Apartamento / Problema / Categoría / Causa / Solución / Resultado. El campo ‘Categoría’ es opcional pero es una forma que puede identificar los problemas dentro de un mismo rango. Y luego incluso puedes filtrar por este campo y ver un resumen genérico, siendo posible sacar información tangible. Un ejemplo de categorías puede ser Mantenimiento o Vigilancia, para que te hagas una idea.
De esta forma también conocerás qué soluciones funcionaron para un problema común y cuáles no, y así terminar encontrando soluciones definitivas para los problemas que pasan comúnmente.
3. Anima a los residentes participar en sugerencias:
Aunque la queja te la presente un único inquilino, seguramente otros pueden sentir la misma incomodidad pero ser más armoniosos y no presentar la queja. Lo ideal es evitar llegar al punto en que tus residentes lleguen al límite. Para esto anima a los mismos a participar en la mejora común, sugiriendo nuevas ideas o soluciones.
Crea un formulario de sugerencias, puedes incluso hacerlo creativo para animar aún más. Y al recopilar las sugerencias identifica el punto común, toma acción y luego notifica en tu condominio. Puedes crear un cartel informativo (con las ‘Buenas Noticias’) y colocar en el ascensor, o enviar un correo o cualquier otra forma que te parezca adecuada.